Чем дальше — тем лучше: как не сойти с ума на удаленке

В точку!

Согласно данным исследования Global Workplace Analytics, шесть из десяти предпринимателей называют денежную экономию главным преимуществом удаленных сотрудников. В США экономия на аренде помещения достигает $10 000 в год — только за одного сотрудника, работающего из дома. Прибавить тысячу на затраты на электроэнергию, выходит $11 000.

В России существуют целые команды, которые работают без офиса, и бизнес их процветает. Например, основатели сервиса подбора недорогих путешествий «Лоутрип» посчитали, что офис им не нужен. Один из сооснователей компании Родион Кадыров рассказывает: «Мы собираемся дважды в неделю: понедельник и четверг в кафе или дома у одного из нас. Однако в период подготовки к мероприятиям можем встречаться каждый день».

Даже если у вас нет «физического офиса», вы сможете подключить услугу «Виртуальный ЦОД» от «Ростелеком» и получить облачное пространство для хранения данных, а также вычислительные мощности без виртуальных серверов. Настроить услугу можно всего за один день: гибко сконфигурировать сервер, выбрать регион размещения и обеспечить безопасную работу. Если сравнить затраты времени и усилий на настройку обычного, а не облачногосервера, то он обойдется вам примерно на 30% дороже.

Чаще всего команда удаленных сотрудников предпочитает устраивать встречи с определенной периодичностью: раз в неделю, в месяц или в год. Редко, чтобы обходилось совсем без личного общения. Юлия Завилейская, старший вице-президент по интегрированным коммуникациям компании DataArt, делится опытом: «У нас в компании сейчас работает более 2500 сотрудников, и с каждым годом география удаленных работников расширяется: Люксембург, Мальта, Франция, Кипр… Чаще всего мы видим друг друга только на экранах, но личные встречи тоже важны. Так что, после того, как человек проработал с нами несколько месяцев, мы организуем ему командировку — познакомиться вживую».

Люма Минина, диджитал-маркетолог в российской студии фильмов Holy Peppers и британской Kitsune Studio, работает на два города: часть времени она проводит в Москве, другую — в Ливерпуле. Для нее границ вообще не существует. «В Kitsune Studio я начинала работать по традиционной схеме, в офисе, — вспоминает Люма. — Потом они пошли мне навстречу и согласились работать со мной на удаленке. С основателями студии фильмов Holy Peppers мы раз в неделю видимся в центре Москвы. Половина встречи обычно посвящена «горящим» проектам, другая половина — стратегическому развитию студии. У нас есть «взрывной» дизайнер в Тайланде, бодрая организатор в Уфе и много разбросанных по странам талантливых режиссеров, монтажников, операторов. С большинством из них я ни разу не встречалась, но совместная работа идет «на ура». Видимо, специфика индустрии».

Нередко работа в разных часовых поясах бывает даже на руку удаленным сотрудникам. Одни предпочитают посидеть над задачами допоздна, другие, напротив, стремятся освободиться как можно раньше. Удаленная работа позволяет удобно выстроить свой график.

Хотя, когда у одной части команды — шесть утра, а у другой — восемь вечера, приходится разрабатывать план Б. Самодисциплина вам в помощь. На сегодняшний день существует немало инструментов, помогающих компаниям организовывать деятельность сотрудников из разных часовых поясов.

Борис Голиков, CEO каршеринга YouDrive: «У нас есть работники из других городов. В основном, разработчики, которые живут в нестандартном ритме. Работают часто по ночам, так что наше время активности совпадает. Графика звонков мы не придерживаемся, но созваниваемся регулярно».

К сожалению, не всем так везет. Юлия Завилейская из DataArt делится лайфхаками: «Чтобы наладить коммуникации с сотрудниками, работающими из офисов в разных странах, мы ввели два правила. Первое из них гласит, что все общие активности назначаются заранее, через календарь. Их не должно быть слишком много, а время должно быть удобным. Мы привязываем важные встречи и созвоны к середине присутственного времени во всех временных зонах. Второе правило заключается в том, что если сотрудник не сможет быть на совещании, он должен сообщить коллегам заранее. Все мы люди и готовы учесть обстоятельства других, но только если мы о них знаем».

Существует мнение, что оперативно решить проблему можно только с глазу на глаз. Это иллюзия. Личное общение налагает свой отпечаток — оно гораздо более эмоционально, чем контакт через тексты или даже телефонный звонок, ведь нагрузка идет на все каналы восприятия. Это отвлекает, когда нужно сконцентрироваться. Мы тратим силы на то, чтобы «прочесть» мимику человека, угадать его настроение, при этом думая, как найти выход из ситуации. Слишком много всего.

Кризис — уже сам по себе стресс, а когда к нему добавляется необходимость справляться с чьими-то эмоциями, проблема только усугубляется.

Конечно, проще избежать кризиса, чем попытаться справиться с его последствиями. «Вопрос грамотного планирования, — считает Дарья Зарубина, директор департамента интернет-проектов в ИД «Бионика». — Для любых задач нужно давать время с запасом, назначать дедлайны раньше установленного срока. Это касается не только удаленных сотрудников. В экстренных случаях использую мессенджеры».

Важное условие — хотя нередко график удаленных сотрудников гибкий, им вменяется в обязанность всегда быть на связи. «Есть часы, когда все должны быть на связи, — говорит Юлия Завилейская из DataArt. — Обычно это с 13 до 18 часов дня — в это время мы проводим большую часть встреч и обсуждений».

Если верить популярному заблуждению, из дома могут работать либо творческие личности, которым нужна особая атмосфера, либо, напротив, люди с идеальной внутренней дисциплиной. На самом деле, самоорганизация — это дело привычки. Задайте себе вопрос, что именно вы делаете в офисе, чего никак не могли бы делать дома, и обнаружите, что таких задач не так уж много, если они вообще есть.

Конечно, мы не говорим о ситуации, когда в доме слишком мало места, слишком много детей или соседи со всех сторон делают ремонт. Борис Голиков делится с нами, как обстоит дело в YouDrive: «Наша техническая служба представляет собой более 500 автомобилей по всему городу — это, пожалуй, наш самый большой отдел на удаленной работе. PR-отдел тоже работает «в полях»: они встречаются с партнерами, организуют мероприятия, проводят рекламные кампании, то есть просто физически не могут присутствовать в офисе. В целом мы не настаиваем на постоянных походах в офис и других сотрудников, но несколько дней в неделю приветствуются».

Татьяна Смирнова, основатель проекта Self-Unboxing.ru и тренер по личностному и командному развитию, признается, что все ее сотрудники работают удаленно: разработчики, дизайнеры, менеджеры, бухгалтер, редактор и SEO-специалисты.

Чтобы узнать, кто из коллег чем занимается, совсем не обязательно подходить к нему со спины и через плечо заглядывать в экран (а вдруг он в «Танчики» играет!).

Есть способы куда проще. Среди них — таск-менеджеры, рабочие чаты и Skype. Иногда приходится учиться методом проб и ошибок.

Максим Бабаев, генеральный директор компании «Новая бизнес среда», рассказывает, как они начинали: «Когда людей было мало, всё было просто: встречались в понедельник утром, обсуждали планы на неделю и работали. Когда человек стало больше, сначала писали друг другу личные сообщения: бывало, что и поздно вечером. В конце концов, поняли, что что-то нужно менять. Выбрали Slack как основной инструмент общения — у нас там есть #ToDo, #Флудильня, #news, #PR, #HR, а также ряд каналов по ключевым клиентам.

Потом у нас возник возникать управленческий коллапс. Количество проектов росло, задачи и зоны ответственности тоже. Нужно было структурировать процесс. Начали искать таск-менеджер для управления проектами. Смотрели многое, но выбор пал на Trello. В нем удобные доски, чек-листы и зоны ответственности. Единственное, что нам не нравится — невозможно выделить окончание задачи для адекватного отражения календаря».

«Почти все взаимодействие идет в переписке, — говорит Дарья Зарубина из ИД «Бионика», — будь это мессенджеры или почта, Trello или другие таск-менеджеры. Возможностей обсудить проект или задачу — масса».

Но если очень хочется «подойти со спины», то есть обладать полным контролем над ситуацией, вы можете воспользоваться услугой видеонаблюдения от «Ростелеком». Она пригодится, если вы, например, владелец интернет-магазином со складом, за которым нужен глаз да глаз.

Если очень хочется посовещаться, для этого можно использовать как офлайн-встречи, так и поговорить по Skype.

«Делаем небольшие спринты на 3 дня, — рассказывает Родион Кадыров из «Лоутрип». — Прописываем список задач до следующей планерки и каждое собрание обговариваем, что делаем дальше. На следующем собрании проверяем, кто какие задачи выполнил, и если человек не успел, он платит штраф 250 рублей в общую кассу. Потом на эти деньги покупаем чай или кофе для всей команды».

Хотите правду? Всем плевать. В том смысле, что в современном мире мало, кого волнует, работаете ли вы с девяти до шести или до пяти тридцати. Главное — чтобы дело было сделано, сроки соблюдены, а клиент доволен.

У Татьяны Смирновой в Self-Unboxing.ru всё обстоит именно так: «Все работают, когда и как хотят — главное выдерживать сроки по задачам и быть на связи».

«Существует предубеждение, что удаленная работа — сплошная халява, — сетует Люма Минина. — Искренне считаю, что халтурить на удалёнке гораздо сложнее. В офисе тебя постоянно видят и не забывают, что ты существуешь. При удалённой же работе и гибком графике с тебя спрашивают в первую очередь «за результат». «Сижу и смотрю на часы, жду пока пятница закончится» — точно не вариант для удалёнщика».

«Главное — результат, все остальное вторично», — поддерживает коллегу Илья Колмогоров из Grabr Russia.

Последнее исследование 2017 года, проведенное Kronos Incorporated и Future Workplace, показало, что 95% HR-специалистов сталкиваются с проблемой выгорания сотрудников и активно ищут пути решения. Так что ТК никто не отменял, и это нормально, если вы в два часа ночи не возьмете трубку. Нет никакого смысла работать по двенадцать часов, если вы сможете придерживаться такого ритма не дольше месяца.

К счастью, адекватные работодатели тоже не будут тревожить своих сотрудников почем зря. «Если срочный вопрос возникает поздно вечером, я скорее воспользуюсь электронной почтой и продублирую мессенджером», — говорит Маргарита Никитина, основатель и генеральный директор сети отелей для питомцев BookingCat. Того же мнения придерживается Дарья Зарубина: «Для решения срочных вопросов есть мессенджеры и таск-менеджеры. Там я могу дать себе волю и добавить новую карточку хоть в три часа ночи. А вот звонить поздно вечером или рано утром я не стану даже родственникам и друзьям — это просто неприлично».

Как говорится в старом анекдоте, ситуации бывают разные, поэтому нужно быть готовым даже к таким катастрофам, как ремонт у соседей, который начинается в семь утра. К счастью, удаленная работа потому так и называется, что удалиться можно откуда угодно — в том числе из дома.

Татьяна Смирнова признается, что для нее это не проблема: «О, тут всё просто! Я иду к рабочим и прошу не шуметь, поясняя, почему это для меня важно. Если им срочно нужно «штрабить» именно сейчас, иду в кафе или переношу созвон».

Илья Колмогоров считает, что такая ситуация только поможет придерживаться принципов ЗОЖ: «Можно же поговорить по телефону на улице! Заодно прогуляться — подышать свежим воздухом».

«В современных реалиях понятие «рабочее место» размывается, — говорит Родион Кадыров, — оно там, где есть связь. Иногда даже ноутбук не нужен, часто вопросы можно решить с телефона».

Чистая правда — мобильный интернет позволяет пользоваться всеми ресурсами сети через смартфон. «Ростелеком» порадует вас выгодными пакетами на мобильный интернет и такой скоростью, что вы не сразу поймете, имеете ли вы дело с 3G или случайно «поймали» Wi-Fi.

На самом деле, «рабочим» может стать любой телефон: хоть мобильный, хоть домашний — в этом бизнесу может помочь «Виртуальная АТС». Некоторые компании принимают звонки от клиентов только на один мобильный номер. В результате этого зачастую теряются клиенты: к примеру, телефон занят, они не могут дозвониться и ищут что-то другое. При помощи облачной АТС и многоканальному номеру, можно настроить перераспределение звонков, тогда ни один клиент не потеряется.

Если вы папа или мама в декрете, и у вас нет возможности каждый день ездить в офис, то удаленная работа выручит. Посмотрите хотя бы ролик диктора BBC!

«Молодые мамы — самые лучшие работницы, я не шучу, — говорит Алексей Окара, учредитель «Пинол», сервиса выбора CRM. — Среди наших сотрудниц есть как те, кто ушли в декрет, но продолжали работать, так и те, кто вернулись из декрета. Понятно, что разное бывает, но есть множество задач, где не требуется все время сидеть с телефоном у уха. Можно поработать, когда ребенок спит. У меня так и получается: днем продажи, разработка, поддержка, а по вечерам «просыпаются» наши мамы из маркетинга — начинают «пушить» по задачам. Так и живем».

Практика Юлии Никитиной, руководителя группы бизнес-контента Comunica, показала, что удаленная работа возможна только во время беременности или после определенного возраста ребенка. «С трехмесячным грудничком даже гуру тайм-менеджмента не особенно работоспособны — по крайней мере, я о таких только в интернете читала, — рассказывает Юлия. — А вот с ребенком, которому хотя бы год-полтора, возможны варианты. Наш маркетинг-директор, например, сначала работала три дня в неделю, иногда оставаясь дома, а теперь вышла на все пять. Говорит, что круто прокачала навык все успевать».

Алексей нам рассказал, что есть еще одна группа лиц, которых спасает удаленная работа. «С нами сотрудничают и люди с ограниченными возможностями, и я горжусь возможностью работать с ними бок о бок, — говорит он. — Они часто спрашивают, все ли они сделали правильно. Очень старательные».

Что бы ни случилось — качай попу. Ладно, допустим, бежать 12 км/ч ты не сможешь, но подыскать тренажер специально для очень занятых людей — очень даже. Лайфхак: просто «замьють» их всех.

«Несколько раз я «догоняла» дедлайны в аэропорту и междугородних автобусах, — призналась Люма Минина. — Это было очень неудобно: связь с перебоями, потому что местной сим-карты в стране пересадки у тебя нет, а Wi-Fi в аэропорту не всегда крут. В автобусах пью таблетку от укачивания, но она помимо вестибулярного аппарата выключает мозг и координацию в пространстве. Сложно».

Еще бы!

Кстати, по поводу «бежать 12 км/ч не сможешь» — тут мы, наверное, погорячились с выводами. «Как-то раз мы звонили главному разработчику, который в это время участвовал в веломарафоне, — рассказывает Борис Голиков, CEO YouDrive. — Удалось и вопрос решить, и отличный результат в гонке показать — пришел вторым в своей группе».

Но настоящий «вау-эффект» на нас произвела Юлия Нитикина из Comunica. «Как-то раз я подключилась к вайфаю, сидя на Пирамиде луны в мексиканском Теотиуакане (мертвый город индейцев). Сразу же свалилась рабочая почта — кажется, я даже на пару писем ответила. Но это не пример для подражания. Периодически работаю то в Сочи на пляже, то в Мурманской области в машине, которая в это время едет по тундре, то в Московской области в глухой пробке на шоссе. Мне удобно — возможность не быть привязанной ни к офису, ни к какой-то сложной технике — благо. Для выполнения 99% задач достаточно смартфона».